Lifestyle,  Wedding

Trouwen in het buitenland | 5 tips

Je kon er niet naast kijken, in September trouwden wij in het prachtige hotel Fuente del sol in Malaga. De details hiervan kon je alvast lezen en ik kreeg er ook heel wat reactie op. Vaak hoor ik dat trouwen in het buitenland een ver van mijn bed show lijkt. Hoe begin je daar nu aan en wat kost zo’n feest? Je maakt het natuurlijk zo duur (of goedkoop) zoals je zelf wilt. Een trouw dicht bij huis plannen is misschien logistiek wel eenvoudiger, maar bijlange niet zo uniek als een feest in het buitenland. Ik geef je graag wat tips om deze droom wat dichter bij te laten komen.

1. Waar gaan we naartoe?

Onze vakantie in Marbella is ons altijd bijgebleven. Dat was echt een fantastische tijd en zo’n mooie streek. Onze beslissing was dus snel gemaakt. Dan hebben we ook gekeken of het logistiek haalbaar was. Zijn de vliegtickets betaalbaar en is de luchthaven vlot bereikbaar. Beide positief, dus Spain here we come!

Misschien heb je wel een bepaalde connectie met een land of regio? Of liggen je roots in een bepaalde streek? Kies je voor de locatie omdat het jou romantisch lijkt of eerder omdat je daar een goede vakantie had? Hierop is geen juist of fout antwoord. Wel een antwoord die qua kosten en organisatie een grote rol kunnen spelen. Trouwen in Mexico op een wit strand of in Frankrijk in een prachtige chateau maakt wel degelijk logistiek een groot verschil

Locatie

Dan begint het echte werk. De locaties bezoeken is natuurlijk niet evident. Ik ging op internet op zoek naar locaties en zocht daarbij ook naar ervaringen van andere koppels. Hierbij hield ik rekening met onze vereisten (plaats voor iedereen, rustige omgeving, verschillende mogelijkheden, beschikbaarheid trouwdatum)  Ik stootte al snel op Hotel Fuente Del Sol en was meteen verliefd en al helemaal na een bezoekje. Ik kan dus echt wel zeggen dat een bezoek aan de locatie echt wel een must is vooraleer je een definitieve beslissing neemt. Niet alle locaties op je lijst natuurlijk, maar je favoriet of top 3? Natuurlijk kan je op voorhand al heel wat aftoetsen via mail. Vraag zeker ook of ze ervaring hebben met het organiseren van trouwfeesten. Dat is een extra pluspunt.

Bij de keuze van je locatie hou je best rekening met:

  • De bereikbaarheid: Hoelang is het rijden naar luchthaven/ treinstation/…
  • Dinermogelijkheden: Heeft de locatie een eigen keuken (restaurant)?
  • Overnachtingsmogelijkheden: Wil je dat alle gasten hier vernachten of enkel het bruidspaar? Zijn er voldoende kamers voor alle gasten? Zijn de kamers voldoende groot en bieden ze de juiste faciliteiten en hygiëne? Wat zijn eventuele bijkomende kosten?
  • Grootte locatie: Hoeveel gasten kunnen er terecht?
  • Mogelijkheden: Zijn er ook nog andere feesten of gasten tijdens jullie dag of hebben jullie exclusiviteit? Is er een plan B bij slecht weer? Is de locatie geschikt voor alle delen van de trouw (receptie, ceremonie, diner, avondfeest) of moeten jullie op zoek naar bijkomende locaties?

Wil je toch al snel de “save the dates” versturen? Hou het dan mysterieus en verklap enkel de regio maar geen exacte locatie. Ze moeten toch ook niet meteen alles weten.

Tijdens mijn bezoek aan de locatie heb ik daar ook gegeten, zo kon ik ook direct de keuken leren kennen en de wijnen. Het hotel was ook zo vrij om alvast een smaaktest te voorzien voor de cake.
Dat is natuurlijk het voordeel met een hotel dat eerder trouwerijen heeft georganiseerd. Ze hebben zelf al heel wat contacten met wie ze samenwerken en kunnen zo alle services aanbieden.

Deze foto heb ik in Januari gemaakt toen ik de locatie bezocht en meteen ook boekte.

2. Wie mag er mee?

Voor ons was de reden om in het buitenland te trouwen het feit dat wij een intiem feest wilden. We wisten dus ook direct wie er mee mocht. Tijdens het zoeken van dé perfecte trouwlocatie hielden we het aantal gasten natuurlijk in ons achterhoofd. Onze voorkeur ging naar een zorgeloos feest, allemaal samen logeren op een leuke locatie, geen gedoe qua logistiek. Een echte vakantie met vrienden en familie. We brachten iedereen tijdig op de hoogte, zo konden ze snel én goedkoop hun vliegtuigtickets boeken en reisplannen vastleggen. De meeste reacties waren alvast enorm positief en enthousiast.

Een trouw in het buitenland heeft ook gevolgen voor je gasten. Is het voor hun financieel haalbaar om vliegtickets te boeken? Hebben ze voldoende verlofdagen om mee te reizen? Dit kunnen redenen zijn dat gasten beslissen om niet aanwezig te zijn. Het is een extra inspanning die je vraagt van je gasten, maar natuurlijk is het ook voor hun een unieke setting die ze zeker niet willen missen.

Afbeelding met tafel, muur, binnen

Automatisch gegenereerde beschrijving

3. Wie doet wat?

Een trouw plannen kost heel wat tijd, geduld en organisatietalent. Omdat ik in eerste instantie de stress wou vermijden kozen we voor een weddingplanner. Je hebt het alvast gelezen in mijn vorige blog, dat was geen volledig succes. Achteraf gezien had ik zelf heel veel kunnen regelen met het hotel en nadien met een ceremoniemeester kunnen werken, dat had ons heel wat geld uitgespaard. Een weddingplanner heeft natuurlijk wel de nodige ervaring, zoek dan zeker naar iemand met ervaring met destination weddings. De zoektocht naar een locatie, de styling en planning kan je dan aan de professional overlaten. Bevraag je zeker naar hun kosten maar ook naar de extra kosten als ze die dag aanwezig zijn. (loonkosten, onkosten, verblijf, … )

Fotograaf/ videograaf

Wij besloten om te werken met een fotograaf uit België, Sylvie Stijven. Zo waren we zeker dat we elkaar begrepen. Dezelfde taal spreken maar ook dat zij onze wensen en stijl begrijpt. Voor de trouw spraken we af om alles in detail te bespreken. Er komt wel die extra kost bij voor het vliegticket, maar de oplevering en eventuele nabestellingen loopt gewoon veel vlotter. Je trouwt maar een keer, het is dan ook enorm belangrijk dat je met heimwee kan terugkijken naar die dag.

Afbeelding met berg, buiten, lucht, persoon

Automatisch gegenereerde beschrijving

Visagiste/ kapper

Haar en make-up is voor de man minder belangrijk, maar voor de vrouw niet weg te denken. Je kan aan jouw locatie zeker vragen naar referenties of ook opzoeken op het internet. Als je een bezoek plant bij de locatie of eventueel later kan je in één weg een test plannen bij de visagiste en kapper. Zo ben je er toch zeker van dat alles die dag volgens jouw wens verloopt. Vraag ook zeker na of hij/ zij op jouw trouwdag op locatie komt.

Ook hier besloot ik te werken met iemand waar ik reeds ervaring mee had, AteljéB. Birgit kwam heel graag mee naar Spanje om mij te doen stralen. En ook enkele gasten werden tot in de puntjes verzorgd. Zo kon ik een testmake-up en kapsel in België proberen en was ik gerust dat het die dag goed zou verlopen.

Afbeelding met venster, muur, persoon, vrouw

Automatisch gegenereerde beschrijving
Foto gemaakt door Sylvie Stijven!

Muziek: Band of DJ

Mensen vergeten vaak dat muziek minstens zo belangrijk is. Je wilt toch niet dat de dansvloer de rest van de avond leeg is? Of mensen jouw feest onthouden als ‘dat feest met die valse zangeres’. Je kan hierop ook weer vertrouwen op een weddingplanner of referenties navragen bij het hotel. Hou zeker rekening met de sfeer van je feest. Ben je een echte party hardy, dan is een DJ een aanrader. Hou je van een leuke sfeer en intieme muziek, kijk dan uit naar een leuke band.

Wij kozen voor, VanPee & Hasj. Ook weer een leuke band uit België die we reeds kende. Dat maakt het extra intiem en sfeervol. Wat onze gasten vooral is bijgebleven is de verwelkoming. Bij elke gast die toekwam speelde VanPee & Hasj een korte serenade. Prachtig! En de toon van onze intieme trouw werd onmiddellijk gezet.

Afbeelding met boom, buiten, persoon, man

Automatisch gegenereerde beschrijving
Is dit geen prachtige setting?

Bloemist/ Bakker/ Ceremoniespreker

Over de bloemen en styling moesten wij ons niets aantrekken, onze weddingplanner zorgde er zelf voor dat dit in orde kwam. De floral testing deden we dan ook in België. We hielden rekening met het warme weer in de keuze van onze bloemen. Natuurlijk kan je hiervoor een referentie vragen van het hotel en werken met een plaatselijke bloemist. Zo bespaar je alvast heel wat logistieke kosten. De bakker was een referentie van het hotel. En onze ceremoniespreker, wel dat was een gast, een vriend van de familie. Omdat onze wettelijke trouw eerder in België had plaatsgevonden was het niet nodig om dit rechtsgeldig te maken of te voltrekken. Dat maakte het extra speciaal. Het script was gebaseerd op ons liefdesverhaal geschreven door onze weddingplanner.

4. Wat regel je voor jouw gasten?

Dit was ook voor ons geen evidente keuze. We besefte heel goed dat het onze keuze was om in het buitenland te trouwen, voor onze gasten was dit al een hele inspanning. We vonden het dan ook heel moeilijk om onze gasten te vragen om hun reiskosten naar Malaga zelf te voorzien. Anderzijds hadden ze dit in België ook wel gedaan. Wij kozen er uiteindelijk voor om de overnachtingen op ons te nemen, inclusief ontbijt. Verder zorgde we voor een welkomstreceptie met eten en drinken en betaalden we natuurlijk het verteer vanaf de ceremonie. De communicatie hierover was enorm belangrijk, zo wisten de genodigden waar ze aan toe waren. Via een app deelden we leuke tips over activiteiten in het hotel of in de buurt en zelfs leuke stadjes om te bezoeken en in de FAQ kon je alle details terugvinden. We regelden een korting voor wie er een vakantie aan wilden koppelen en ze konden taxi’s vastleggen via de app voor hun vervoer. Natuurlijk bepaalt dit alles mee je budget.

5. Wat met je kleding?

Niet direct iets waar je bij stilstaat, maar hoe vervoer je die prachtige (dure) jurk? Ok, misschien is niet direct de vraag hoe, maar hoe zonder dit te verpesten, niet iedere jurk verleent zich ertoe om op te vouwen. Bij de keuze van mijn jurk heb ik totaal niet gedacht aan het vervoer ervan. Gelukkig deed mijn trouwjurkconsulent dat voor mij. Een jurk meenemen op het vliegtuig is zeker ook geen probleem maar vraag dit zeker na bij je luchtvaartmaatschappij. Je kan voor je eigen gemoedsrust vragen om deze als handbagage in te checken. Soms moet je hiervoor een extra stoel bijboeken of is er een speciale plek voorzien. Wat ik je wel kan meegeven als tip is om een kledingstomer mee te nemen. Niet alleen voor jouw jurk, maar ook voor de kleding van je partner en de gasten.

Afbeelding met muur, binnen, gordijn, meubels

Automatisch gegenereerde beschrijving

Hopelijk heb ik je niet afgeschrikt om in het buitenland te trouwen. Ik kan je zeggen, het is echt de moeite waard. Vergeet gewoonweg niet te genieten. Die dag, of dat weekend vliegt zo om. Laat in de reacties zeker jouw ervaring of bruikbare tips achter.

Dit zijn zeker ook leuke artikels om te lezen:

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.